Hinweise zur Datenverarbeitung beim Einsatz von Zoom

Allgemeines

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Einsatz von Zoom. Zoom ist ein Fernkonferenzdienst zum Durchführen von Videokonferenzen, Online-Besprechungen, Chats und mobiler Zusammenarbeit, der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher
Bundesnetzwerk Österreichische Jugendinfos
Lilienbrunngasse 18/2/41
1020 Wien
Tel: +43/1/934 66 91
info(at)jugendinfo.at

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen oder die App von Zoom nutzen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom erhalten Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html

Datenschutzbeauftragter
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Bundesnetzwerk Österreichische Jugendinfos
Lilienbrunngasse 18/2/41
1020 Wien
Tel: +43/1/934 66 91
info(at)jugendinfo.at

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Damit Sie an Zoom-Meetings teilnehmen können, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Teilweise ist die Datenverarbeitung für die Teilnahme zwingend erforderlich, andere personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn Sie Angaben zu den Daten vor oder während eines Zoom-Meetings machen.

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist: Soweit Zoom freiwillig genutzt wird, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sobald Sie an einem Zoom-Meeting teilnehmen, bestätigen Sie, dass Ihre Daten von den Österreichischen Jugendinfos und Zoom Video Communications, Inc. verarbeitet werden dürfen.

Welche Daten werden wie verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Bundesland (optional), Alter (optional), spezieller Unterstützungsbedarf (optional)

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Die Österreichischen Jugendinfos speichern die bei der Teilnahmeregistrierung bzw. dem Zoom-Meeting/Webinar angegeben Informationen, insbesondere Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, in der Regel max. bis 2 Monate nach der Veranstaltung.

Diese Daten (Name, Rufnummer) werden auch in der Zoom Infrastruktur (Rechenzentrumsregionen EU und USA) verarbeitet und nach 7 Tagen gelöscht.

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Diese Daten werden in der Zoom Infrastruktur (Rechenzentrumsregionen EU und USA) verarbeitet und nach 7 Tagen anonymisiert.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Webinars oder Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Eine Protokollierung wird in der Regel nicht erfolgen. Zum Zweck der nachträglichen Beantwortung von Fragen, die im Chat gestellt wurden, können diese aufgezeichnet werden. Die Webinar oder Meetingteilnehmer entscheiden selbst, ob konkrete Fragen im Rahmen des Webinars an alle gerichtet werden oder ausschließlich für den Referenten bestimmt sind. Im letzteren Fall besteht die Möglichkeit, diese Fragen außerhalb des jeweiligen Webinars/Meetings zu stellen.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Diese Daten werden in der Zoom Infrastruktur (Rechenzentrumsregionen EU und USA) verarbeitet.

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Unsere Webinare und Meetings können aufgezeichnet werden. Wenn wir von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, informieren wir Sie vorher rechtzeitig. Im Regelfall unterbleibt eine Aufzeichnung. Eine Aufzeichnung wird Ihnen auch in der „Zoom“-App angezeigt.

Datenübermittlung und Empfänger

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, außer die Weitergabe ist im Rahmen der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich oder Sie haben uns vorab ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt.

Notwendigerweise werden Ihre personenbezogenen Daten an Zoom (Zoom Video Communications Inc, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113) sowie dessen etwaige Subauftragnehmer übermittelt. Wir setzen Zoom als externen Dienstleister ein und stellen im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO sicher, dass Zoom die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhält. Zoom verarbeitet personenbezogene Daten auch außerhalb der EU/ des EWR und somit in sogenannten Drittländern. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist bei der Datenübermittlung in Drittländer durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc. garantiert. Zoom erfüllt auch die datenschutzrechtlichen Garantien gemäß Artikel 44ff. DSGVO, indem es angemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss von sog. EU-Standarddatenschutzklauseln garantiert, die Zoom mit den Subauftragnehmern abgeschlossen hat (vgl. Artikel 46 DSGVO). Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt ausschließlich für folgende Datenkategorien: Verarbeitete Meeting-Metadaten.

Subauftragnehmer der Fa. Zoom sind in aktueller Form unter Zoom-Subprocessors abrufbar.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.

Zudem haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e und f DSGVO erfolgen.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen: per E-Mail an info@jugendinfo.at oder per Post an das Bundesnetzwerk Österreichische Jugendinfos, Lilienbrunngasse 18/2/41, 1020 Wien. Telefonisch kann keine Auskunft erteilt werden.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Recht auf Datenschutz verletzt wurde, haben Sie das Recht, bei der österreichischen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen.

Für allfällige Fragen dazu wenden Sie sich bitte an info@jugendinfo.at

Zustimmungserklärung

Zoom wird betrieben von Zoom Video Communications, Inc.

Es gelten die:

Nutzungsrichtlinien von Zoom
Datenschutzrichtlinie von Zoom

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Bitte beachten Sie, dass wir die Informationen zur Datenverarbeitung regelmäßig  aktualisieren, sofern es Änderungen der Datenverarbeitung gibt oder andere Gründe die eine Änderung erforderlich machen.

Stand: September 2021